Phần mềm quản lý dự án có đủ hình dạng và kích cỡ. Ví dụ: Trello giúp bạn theo dõi những gì bạn làm, Slack cho phép bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm, trong khi Zoho hoạt động tốt nhất khi bạn muốn quản lý nhiều dự án hoặc dự án con.
Điều đó nói rằng, việc tìm kiếm công cụ quản lý dự án tốt nhất cho nhu cầu của bạn không phải là dễ dàng. Không phải tất cả người dùng đều tìm kiếm tất cả các tính năng và các loại hình doanh nghiệp khác nhau có nhu cầu khác nhau, chúng tôi sẽ cố gắng tập trung vào một số công cụ quản lý dự án miễn phí và tốt nhất để xử lý các dự án theo cách khác nhau. Hãy bắt đầu nào.
Cũng đọc: 7 phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ (Miễn phí và trả phí)
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất
1. Dự án Gantt
Hãy bắt đầu danh sách với Dự án Gantt. Nó là một công cụ quản lý dự án mã nguồn mở và miễn phí giúp bạn quản lý biểu đồ Gantt (một loại biểu đồ thanh minh họa lịch trình dự án).
Với Gantt Project, bạn có thể quản lý nhiều dự án, tạo và giao nhiệm vụ cho các dự án này và đặt thời hạn. Gantt sẽ cho phép bạn đặt mức độ ưu tiên cho những nhiệm vụ này. Nhiều người dùng? Gantt có thể xử lý hồ sơ với các vai trò và thiết lập ngày làm việc.
Như tên cho thấy, bạn có thể tạo và xuất báo cáo ở định dạng Gantt cùng với PDF, HTML, CSV, iCal, định dạng Microsoft Project và Pert sau đó có thể được nhập vào phần mềm khác.
Ưu điểm:
- Nguồn mở và miễn phí
- Chỉ định vai trò
- Nhiều dự án và nhiệm vụ trên chúng
- Xuất báo cáo sang phần mềm khác
Nhược điểm:
- Không có tích hợp lưu trữ đám mây (chia sẻ tệp)
Nền tảng: Windows, Mac, Linux
Tải xuống Gantt Project (Miễn phí)
2. Trello
Trello sử dụng Năng suất Kanban bố cục (tức là chia nhiệm vụ thành “hôm nay”, “ngày mai” và “sau này”). Tại TechWiser, chúng tôi sử dụng nó hàng ngày để đưa ra các ý tưởng bài đăng hữu ích mà chúng tôi nghĩ rằng sẽ giúp người dùng của chúng tôi đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề. Trello thậm chí còn được sử dụng bởi Google
Bạn bắt đầu với việc tạo một dự án được gọi là bảng. Bên trong mỗi bảng có các cột như Ý tưởng, Đang làm, Hoàn thành, Sửa đổi, Khắc phục sự cố,… Sau đó, bạn tạo các thẻ bên trong mỗi cột cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Vì vậy, trong trường hợp của chúng tôi, mỗi thẻ là một ý tưởng bài đăng. Tôi đặt nó trong cột Ý tưởng. Sau đó, nó được chuyển từ đó sang Làm khi tôi đang viết một bài báo và Hoàn thành khi nó được xuất bản. Gán nhãn, thảo luận với nhóm và hoàn thành công việc. Đây là một ví dụ khác của BufferApp.
Bên trong mỗi thẻ, bạn có thể thêm mô tả, liên kết, hình ảnh, đính kèm tệp, tạo nhiệm vụ và trò chuyện với các thành viên khác trong nhóm. Trello đi kèm với một API mạnh mẽ hoạt động với các nhà cung cấp dịch vụ đám mây khác như Google, IFTTT để tự động hóa, Slack để giao tiếp, Gmail, Salesforce và hơn thế nữa. Điều này làm cho Trello trở thành một cường quốc.
Trello miễn phí nhưng gói Premium (9,99 USD) sẽ tăng kích thước tệp từ 10MB lên 250MB, cho phép tích hợp không giới hạn (powerups), hỗ trợ ưu tiên và truy cập các công cụ quản lý nhóm.
Ưu điểm:
- Đa nền tảng
- Tích hợp qua API
- Hấp dẫn trực quan
Nhược điểm:
- Thiếu các cách lưu trữ / xóa thẻ trực quan, không lý tưởng để quản lý các dự án rất lớn.
Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS, dựa trên trình duyệt
Tải xuống Trello (Freemium)
3. Hợp tác Orchard
Bạn có làm việc trong một môi trường mà rất nhiều vé được nâng lên? Ví dụ, bạn có một doanh nghiệp dựa trên hỗ trợ khách hàng? Orchard Collaboration sẽ giúp bạn quản lý các dự án khác nhau trong một môi trường mã nguồn mở và miễn phí, nơi bạn có thể tăng vé.
Dễ dàng giao tiếp với các thành viên trong nhóm và khách hàng. Ứng dụng sẽ tích hợp với GIT để cho phép bạn cam kết mua vé. Mỗi dự án có thể có các tiểu dự án và các mốc quan trọng để giúp theo dõi tiến độ theo thời gian. Bạn có thể tạo wiki (trang kiểu Wikipedia, trang Câu hỏi thường gặp mẫu), mời nhóm hoặc thậm chí khách hàng và chỉ định quyền cho họ.
Quản lý vé là nơi Orchard tỏa sáng. Nhận email cho các phiếu đã nêu và đã trả lời, tùy chỉnh câu trả lời, tạo cấp độ, tùy chỉnh định dạng, tự động hóa các khía cạnh khác nhau, sử dụng các mẫu tích hợp và hơn thế nữa.
Orchard Collaboration được sử dụng miễn phí nhưng có thể hơi khó cài đặt. Bạn sẽ phải cài đặt nó trên máy chủ SQL hoặc máy chủ quản lý cơ sở dữ liệu tương tự khác. Sau khi hoàn thành, nó đi kèm với một CMS dễ dàng và chức năng. Không chắc chắn làm thế nào để làm điều đó. Thuê ngoài trên Fiverr hoặc Freelancer.
Ưu điểm:
- Nguồn mở và miễn phí
- Hệ thống quản lý vé mạnh mẽ
- Không giới hạn vé, dự án hoặc thành viên
Nhược điểm:
- Máy chủ SQL, dựa trên trình duyệt
Nền tảng: SQL hoặc các máy chủ cơ sở dữ liệu khác
Tải xuống Orchard Collaboration (Miễn phí)
4. Wrike
Wrike là một phần mềm quản lý dự án dành cho doanh nghiệp có cách tiếp cận khác. Nó sẽ cho phép bạn tạo các khối cho mỗi tác phẩm. Lấy gợi ý từ các ứng dụng Google Drive, Wrike sẽ cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực. Lấy một gợi ý từ Dự án Gantt, nó cũng sẽ tạo ra các biểu đồ Gantt.
Bạn có thể tạo dự án, tạo và giao nhiệm vụ cũng như tạo các mốc quan trọng để theo dõi mục tiêu. Nếu bạn có một nhóm lớn, các quyền kiểm soát quản trị viên của Wrike thực sự mạnh mẽ và an toàn. Nó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn Kanban của dự án, nơi bạn có thể tạo các nhiệm vụ và di chuyển chúng qua các cột. Có hỗ trợ cho các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây và bộ nhớ Wrike 2GB miễn phí cho người dùng miễn phí. Các tính năng khác bao gồm theo dõi thời gian, theo dõi mục tiêu, quy trình phê duyệt và hơn thế nữa.
Gói miễn phí giúp bạn có các tác vụ, bảng mạch, khả năng chia sẻ tệp và bộ nhớ 2GB. Bạn sẽ phải bỏ ra 9,99 đô la để quản lý nhóm và khách hàng, tăng giới hạn bộ nhớ, thêm tối đa 15 người dùng và tạo báo cáo nâng cao. Gói tiếp theo là $ 24,99, mở khóa nhiều tài khoản người dùng hơn, tích hợp API cho các dịch vụ như Salesforce, dung lượng 50GB, lịch và theo dõi thời gian. Đối với hầu hết người dùng, gói miễn phí là tốt.
Ưu điểm:
- Miễn phí
- Biểu đồ Gantt
- Hỗ trợ xem Kanban
- Cộng tác trên các tệp
- Đại diện trực quan
Nhược điểm:
- không ai
Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS
Tải xuống Wrike (Freemium)
5. Quire
Quire là một công cụ quản lý dự án miễn phí lấy tín hiệu từ bảng Trello theo một cách mới và làm mới. nó hoàn toàn miễn phí và không có gói định giá nào vào lúc này.
Một bảng kiểu kanban nơi bạn có thể tạo các dự án, nhiệm vụ, chỉ định người và thời hạn cho những nhiệm vụ này, sau đó cuối cùng cộng tác trên những nhiệm vụ này để đạt được mục tiêu chung. Bạn có thể kéo-n-thả không chỉ thẻ mà còn cả các tác vụ riêng lẻ, giúp bạn linh hoạt hơn khi so sánh với Trello, nơi các nhiệm vụ được giới hạn trong thẻ. Cuối cùng, bạn có thể gán nhãn để giúp bạn tìm thấy chúng nhanh hơn.
Vậy nó khác nhau như thế nào? Quire khác với Trello ở chỗ nó cung cấp một cấu trúc giống như cây giúp bạn dễ dàng tìm hiểu các dự án và nhiệm vụ / nhiệm vụ phụ. Một tính năng gọn gàng khác là trò chuyện thời gian thực, nơi bạn có thể gửi tin nhắn tức thì.
Ưu điểm:
- Miễn phí
- Trò chuyện công việc
- Tích hợp với lưu trữ đám mây
- Cấu trúc cây với bố cục Kanban
Nhược điểm:
- Không có API
Nền tảng: Trình duyệt web, Android, iOS
Tải xuống Quire (Miễn phí)
6. Zoho Sprint
Zoho có một số sản phẩm và dịch vụ được cung cấp và một trong số đó là Zoho Sprints, một phần mềm quản lý dự án linh hoạt và có thể mở rộng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Làm việc trong một môi trường có nhịp độ nhanh?
Zoho Sprints đi kèm với các tính năng như khả năng quản lý các công việc tồn đọng, ghi lại số giờ có thể lập hóa đơn nếu bạn là một người làm việc tự do hoặc đang giao dịch đô la trong nhiều giờ và phân tích. Gói miễn phí phù hợp cho tối đa 3 người dùng và 2 dự án. Nếu bạn cảm thấy nhóm và khách hàng của mình đang phát triển, bạn có thể nâng cấp lên gói 10 đô la với 50 dự án và 10 người dùng.
Nó khác với phần còn lại ở chỗ nó đi kèm với một tab lập kế hoạch chuyên dụng, một bảng kiểu Kanban và Bảng chấm công để theo dõi thời gian. Zoho Sprints lý tưởng hơn cho các dự án kinh doanh quy mô nhỏ với ngân sách hạn chế.
Ưu điểm:
- Bảng Kanban
- Theo dõi thời gian
- Báo cáo
- Theo dõi tồn đọng
Nhược điểm:
- Gói miễn phí có giới hạn
Nền tảng:
Zoho Sprint (Miễn phí)
7. VivifyScrum
Nếu bạn đang ở trong lĩnh vực phát triển phần mềm thì bạn nên cung cấp cho VivifyScrum. Một ứng dụng trang duy nhất sẽ giúp bạn quản lý các dự án và nhiệm vụ, theo dõi số giờ có thể lập hóa đơn, tạo hóa đơn, và theo dõi các công việc tồn đọng. Tất cả điều này trong một giao diện người dùng chức năng lấy cảm hứng từ không chỉ Kanban mà còn từ bảng kiểu Scrum. Bạn có thể chọn một trong hai.
Gói miễn phí đi kèm với bảng, nhiệm vụ, người dùng và các mục không giới hạn với giới hạn 20MB cho mỗi bảng. Nếu bạn muốn có thêm dung lượng lưu trữ hoặc các tính năng bổ sung như hóa đơn, theo dõi thời gian và quản lý nhóm, bạn sẽ phải nâng cấp với chi phí 8 đô la.
Ưu điểm:
- Quản lý thời gian
- Quản lý hóa đơn
- Bảng Kanban và Scrum
Nhược điểm:
- Gói miễn phí có giới hạn
- Không có ứng dụng cho bất kỳ hệ điều hành nào
Nền tảng: Dựa trên web
Tải xuống VivifyScrum (Freemium)
8. Mở dự án
Open Project là một phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở được cộng đồng hỗ trợ mà bạn có thể tự tải xuống và lưu trữ. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng máy chủ của riêng mình hoặc thậm chí là máy cục bộ của bạn. Open Project sẽ cho phép bạn tạo bảng và wiki, nhiệm vụ, theo dõi thời gian, tạo báo cáo Gantt, tạo bảng nhanh nhẹn hoặc scrum, tạo và quản lý ngân sách, tạo nhóm người dùng và phân công vai trò.
Như bạn thấy, đây có lẽ là phần mềm quản lý dự án giàu tính năng nhất dành cho doanh nghiệp. Vấn đề duy nhất là bạn không thể cài đặt nó trên Windows hoặc Mac và không có ứng dụng dành cho thiết bị di động. Bạn sẽ cần một máy chủ SQL dựa trên Linux có thể mua và thuê ngoài dễ dàng nhưng hạn chế chức năng.
Ưu điểm:
- Miễn phí
- Tự lưu trữ
- Theo dõi thời gian
- Bảng Agile hoặc Scrum
- Ngân sách
Nhược điểm:
- Không đa nền tảng
- Cần kiến thức SQL
Nền tảng: Linux
Tải xuống Open Project (Miễn phí)
9. Jira
Jira là khá giống với Trello tức là cả hai đều dựa trên khái niệm về kỹ thuật Kanban. Tuy nhiên, Jira phù hợp hơn với các nhà phát triển phần mềm, trong khi Trello có lượng khán giả lớn hơn nhiều.
Jira là một công cụ quản lý dự án chủ yếu tập trung vào việc theo dõi vấn đề nhưng không giới hạn ở đó. Với công cụ này, bạn có thể thực hiện các tác vụ quản lý dự án cơ bản như cập nhật, giám sát, theo dõi, v.v. Đây là phần mềm độc quyền và được sử dụng miễn phí cho các tổ chức phi lợi nhuận và sinh viên.
Bạn có thể tạo các dự án mới và chọn scrum, Kanban, agile và các phương pháp luận khác cho các dự án của mình. Điều này giúp bạn chỉ định các phương pháp khác nhau cho các dự án khác nhau theo yêu cầu. Jira có ba biến thể: Jira core, công cụ quản lý dự án cơ bản, phần mềm Jira, nó có tất cả các tính năng cơ bản cộng với các tính năng phát triển nhanh nhẹn, Jira Service Desk được các doanh nghiệp lớn sử dụng.
Ưu điểm:
- Trang tổng quan với các biểu đồ có thể tùy chỉnh và báo cáo mở
Nhược điểm:
- Thiếu mật mã khóa công khai và xác thực hai yếu tố.
Nền tảng:Nó có sẵn trên đám mây hoặc bạn có thể tự lưu trữ nếu muốn, bạn có thể sử dụng nó trên thiết bị di động với Jira mobile.
Tải xuống Jira ($ 10 mỗi tháng cho tối đa 10 người dùng.)
10. Nhóm Microsoft
Nhóm Microsoft cũng giống như slack, tức là nó giúp nhóm của bạn giao tiếp thông qua các cuộc trò chuyện và cuộc gọi, cộng tác và chia sẻ tệp. Nếu bạn và nhóm của bạn đầu tư nhiều vào hệ sinh thái Microsoft và đang sử dụng Office 365, thì Nhóm Microsoft không có gì phải lo lắng.
Điều tốt nhất về Microsoft Team là tích hợp sâu với các sản phẩm văn phòng khác như word, Excel, PowerPoint, OneNote, v.v. Bạn cũng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện video hoặc thoại bằng Skype.
Ưu điểm:
- Tạo chuỗi cuộc trò chuyện trong phòng trò chuyện
- Tích hợp với Office 365
Nhược điểm:
- Không có cách nào để quản lý một Nhóm mà không thực sự là thành viên của nhóm đã nói.
Nền tảng:Microsoft Team có sẵn cho Windows, Mac và Android và iOS
Tải xuống Nhóm Microsoft (miễn phí với gói Office 365 dành cho doanh nghiệp.)
Công cụ quản lý dự án nào tốt nhất?
Đối với hầu hết các doanh nghiệp và chuyên gia ngoài đó, tôi muốn giới thiệu Trello. Nó là một sản phẩm đã được thử và thử nghiệm với nhiều sức mạnh và tính năng trong gói miễn phí và có thể được truy cập trên bất kỳ nền tảng nào.
Nếu bạn là một con mọt sách và cần một thứ gì đó an toàn hơn, hãy nghĩ đến các giải pháp tự lưu trữ, thì Open Project là một lựa chọn tốt.
Quire thực sự mạnh mẽ và hoàn toàn miễn phí nhưng điều đó có thể thay đổi sau này theo trang định giá của họ. Vì vậy, bạn có thể kiểm tra nó ra.
Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng với lượng phiếu hỗ trợ liên tục, tôi khuyên bạn nên sử dụng Orchard Collaboration, một lần nữa, được tự tổ chức.
Nhóm Microsoft được khuyến nghị nếu bạn đầu tư sâu vào hệ sinh thái Microsoft Office 365.
Zoho Sprints rất hay nhưng bạn có thể phải nâng cấp sau khi nhóm của bạn phát triển.
