Tệp CSV là tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy được sử dụng để truyền dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc hệ thống. Nó là một phương pháp gần như phổ quát cho phép bạn tải xuống một danh sách sản phẩm từ web và nhập nó vào Excel mà không làm mất đi ý nghĩa của nó. Tạo tệp CSV rất đơn giản nếu bạn tuân theo một vài quy tắc đơn giản.
Việc sử dụng dấu phẩy để phân tách các giá trị là phổ biến trong các hệ thống và hoạt động với lợi thế của chúng tôi ở đây. Chương trình bạn nhập dữ liệu vào thường biết cách tách các mục nhập ngay khi thấy dấu phẩy để một tập dữ liệu được định cấu hình chính xác có thể được chia sẻ chính xác giữa các hệ thống. Đó là một cách rất hữu ích để chuyển dữ liệu.
Tôi sử dụng tệp CSV rất nhiều khi xây dựng trang sản phẩm cho trang web. Bạn có thể tạo một bảng rất dễ dàng nếu bạn định dạng một tệp phẳng (đó là những gì CSV được gọi là) và nhập nó vào trang web hoặc vào CMS kiểm soát trang web. Nếu bạn làm việc trong thương mại điện tử hoặc bất kỳ cửa hàng trực tuyến nào, bạn sẽ rất quen thuộc với những điều này.
Tạo tệp CSV
Nếu bạn là người dùng Windows, bạn có thể sử dụng Excel để tạo bảng tính. Người dùng Apple có thể sử dụng Excel hoặc số. Dù bằng cách nào, quá trình tạo tệp CSV cũng tương tự.
- Điền vào bảng tính của bạn với bất kỳ dữ liệu nào bạn cần.
- Chọn Tệp và Lưu dưới dạng.
- Chọn một điểm đến và sau đó chọn CSV từ 'Lưu dưới dạng loại' ở cuối cửa sổ.
- Chọn Lưu.
Miễn là dữ liệu ở định dạng đúng, dữ liệu phải được lưu chính xác. Nếu bạn thấy lỗi như 'Tệp này có thể chứa các tính năng không tương thích với CSV', điều này có nghĩa là có định dạng trong dữ liệu sẽ không được sử dụng khi bạn mở tệp. Chỉ cần chọn Có để tiếp tục lưu.
Nếu bạn định sử dụng tệp trong Excel từ bây giờ, bạn nên lưu một bản sao dưới dạng tệp .xls. Điều này cho phép bạn mở rộng dữ liệu thành nhiều trang, thêm công thức, định dạng và tất cả những thứ tốt mà bạn có thể làm với Excel.
Nếu sử dụng Số, bạn có thể cần xóa định dạng trước khi nhập vào.
- Dán dữ liệu của bạn vào TextEdit và thay đổi định dạng thành văn bản thuần túy.
- Lưu tệp bằng phần mở rộng tệp .csv. Thay đổi nó theo cách thủ công trong Trình tìm kiếm nếu bạn không thể lưu dưới dạng .csv.
- Mở số và mở tệp bạn vừa tạo.
- Nếu định dạng đúng, hãy lưu một bản sao mới để bạn có thể mở nó nhanh hơn vào lần sau.
Miễn là định dạng là chính xác và bạn đã lưu bản gốc ở dạng văn bản thuần túy chứ không phải RTF, trang tính sẽ mở chính xác trong các số giống như trong Excel.
Tạo tệp CSV tương thích
Ngoài việc đảm bảo mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy, tệp CSV tương thích hoàn toàn khác phải có gì? CSV là định dạng khá linh hoạt nhưng sau một vài quy tắc hợp lý có thể đảm bảo tệp của bạn tương thích với các ứng dụng rộng nhất.
- Đầu tiên và quan trọng nhất là dấu phẩy. Tất cả các điểm dữ liệu phải được phân tách bằng dấu phẩy để hoàn toàn tương thích với hầu hết các chương trình bảng tính. Bạn có thể sử dụng một đường ống hoặc tab (tab được phân tách) nhưng không phải tất cả bảng tính sẽ định dạng chính xác.
- Sử dụng các dòng riêng biệt cho mỗi bản ghi. Bạn có thể chạy một dòng miễn là bạn thích miễn là nó là một bản ghi duy nhất. Nhiều bản ghi phải có một dòng.
- Không sử dụng dấu cách giữa dấu phẩy. Trong khi Excel bỏ qua không gian, một số chương trình bảng tính cũ hơn thì không. Để có khả năng tương thích tối đa, không thêm khoảng trống thừa giữa điểm dữ liệu và dấu phẩy.
- Sử dụng dấu ngoặc kép nếu điểm dữ liệu bao gồm dấu phẩy của riêng nó. Ví dụ: “Chicago, IL” cần “” để cho bảng tính biết rằng dấu phẩy giữa Chicago và IL được cho là ở đó và không tạo thành một phần của định dạng.
- Nếu các điểm dữ liệu bao gồm dấu ngoặc kép, chúng cần dấu ngoặc kép kép. Ví dụ, "Dave nói sản phẩm này thật tuyệt vời" cần phải được định dạng "" Dave nói sản phẩm này rất tuyệt "". Điều này cho phép bảng tính bao gồm bộ dấu ngoặc kép bên trong.
Có nhiều 'quy tắc' hơn để tạo các tệp CSV tương thích. Bạn có thể tìm thấy tất cả ở đây trên trang CSV Wikipedia. Tôi coi đây là những thứ duy nhất bạn thực sự cần biết nếu tạo phần lớn tệp phẳng để sử dụng trong bảng tính hoặc trực tuyến.
Bạn có mẹo nào khác để tạo tệp CSV không? Hãy cho chúng tôi biết về chúng bên dưới nếu bạn làm như vậy!
