Đó là năm 2021 và các giải pháp năng suất mô-đun như Notion, Coda, Milanote và Roam Research đang tiếp quản không gian làm việc thông thường giữa các nhóm. Tuy nhiên, các chức năng và tính dễ sử dụng được cung cấp bởi Trello, Asana và Jira vẫn chưa thể sánh được. Trong số tất cả các công cụ này, cả Notion và Asana là hai trong số những công cụ phổ biến nhất để quản lý các dự án.
Notion vs Asana
Thoạt nhìn, bạn sẽ thấy Notion và Asana giống hệt nhau về khả năng quản lý dự án. Nhưng hãy tìm hiểu sâu hơn, và bạn sẽ thấy một biển sự khác biệt giữa hai giải pháp. Nếu bạn đang phân vân giữa Notion và Asana thì hãy đọc bài so sánh dưới đây để tìm ra sự hoàn hảo công cụ quản lý dự án cho nhóm của bạn.
Tính khả dụng trên nhiều nền tảng
Tính khả dụng trên nhiều nền tảng quan trọng rất nhiều khi nói đến các ứng dụng quản lý dự án. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể ở trên các nền tảng khác nhau và một số có thể thích quản lý và xem các công việc trên thiết bị di động khi đang di chuyển.
Notion có sẵn trên iOS, Android, Mac, Windows và Web. Để cung cấp trải nghiệm liền mạch trên các nền tảng, công ty sử dụng cùng một giao diện người dùng trên thiết bị di động, PC và web.
Tuy nhiên, ứng dụng di động Notion là một vấn đề lớn. Thay vì là bản địa, chúng về cơ bản là trình bao bọc web và mất quá nhiều thời gian để hoàn thành các tác vụ đơn giản.
Asana có các ứng dụng gốc dành cho Android và iOS. Bạn sẽ phải sử dụng phiên bản web của nó trên máy tính để bàn. Tôi hy vọng sẽ thấy công ty mang đến một ứng dụng Mac gốc với Catalyst trong tương lai. Jira đã làm được, vậy tại sao Asana lại không thể?
Giao diện người dùng
Notion cung cấp một tấm bạt trống khổng lồ trả trước. Bạn có thể sắp xếp từ đầu hoặc sử dụng các mẫu để bắt đầu.
Các tùy chọn chính, chẳng hạn như trang và phần phụ, nằm ở bên trái. Vấn đề về Notion là, nó sẽ không ném mọi yếu tố giao diện người dùng và tùy chọn chỉnh sửa vào người dùng. Các tùy chọn chính có sẵn ngay sau khi bạn sử dụng lệnh ‘/‘. Ghi nhớ các lệnh Notion hữu ích sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau này.
Bạn sẽ nhận thấy một cách tiếp cận khác nhau giữa Asana và Notion ngay từ giao diện người dùng. Asana cung cấp một số mẫu để bắt đầu. Dựa trên yêu cầu của bạn, bạn có thể chọn một mẫu phù hợp.
Tất cả các nhiệm vụ, mục tiêu, danh mục đầu tư và các thành viên trong nhóm của bạn đều nằm trong ngăn bên trái. Tôi thích cách tiếp cận của Asana ở đây.
Quản lý Dự án và Nhiệm vụ
Hãy nói về con voi trong phòng. Bạn có thể sẽ chọn giữa Notion và Asana dựa trên khả năng quản lý dự án và nhiệm vụ của họ.
Bạn có thể lập danh sách việc cần làm trên Notion và Asana. Điều đó làm giảm sự phụ thuộc của bạn vào việc liên tục di chuyển xung quanh danh sách từ các ứng dụng việc cần làm khác như Todoist hoặc TickTick.
Bạn sẽ phải sử dụng các mẫu quản lý dự án trên Notion. Bạn có thể tìm thấy các mẫu như vậy từ Thư viện Mẫu Chú thích và chọn một mẫu theo yêu cầu của bạn.
Các mẫu lộ trình và chương trình hàng tuần của Notion là hai trong số các mẫu yêu thích của tôi từ danh sách. Chúng phù hợp để quản lý các dự án nhỏ và tôi khiêm tốn khuyên mọi người nên thử chúng.
Bạn có thể theo dõi các dự án đang thực hiện, thêm sự cố, tích hợp thẻ, chia sẻ chúng với một thành viên trong nhóm, v.v. Không chỉ vậy, người ta cũng có thể nhấn vào tab và xem tất cả các chi tiết liên quan đến nó.
Chế độ xem Dòng thời gian của Notion là một chế độ xem cơ sở dữ liệu khác mà bạn có thể sử dụng để trực quan hóa cùng một thông tin theo nhiều cách. Nó được xây dựng dựa trên biểu đồ Gantt cổ điển, chỉ với sự linh hoạt và tùy biến hơn nhiều. Ví dụ: bạn có thể có một cơ sở dữ liệu chứa tất cả các dự án kỹ thuật của mình, với chế độ xem dòng thời gian cho biết chúng sẽ mất bao lâu để xây dựng và khi nào chúng sẽ khởi chạy.
Asana sẽ cho phép bạn mời đồng nghiệp trước khi tạo một dự án. Bạn luôn có thể mời thêm từ các mẫu.
Trong ví dụ dưới đây, tôi đã chọn mẫu Team Brainstorm để sắp xếp mọi thứ. Đây là cách người ta có thể thêm chi tiết.
Theo mặc định, nó sẽ đưa bạn đến tổng quan về dự án kiểu Kanban. Sức mạnh thực sự nằm trong dải băng phía trên. Dưới đây là các tùy chọn bạn có thể chơi với.
Chế độ xem Danh sách sẽ biến các chi tiết dự án trong danh sách. Tab Dòng thời gian hiển thị các dự án đang thực hiện trong biểu đồ dòng thời gian - đây là một tính năng trả phí (sẽ nói sau).
Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ trong chế độ xem lịch. Người ta có thể thông báo tiến độ dự án từ phần Tiến độ. Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện, thêm nhiệm vụ và mời thêm thành viên từ bất kỳ mẫu nào.
Asana cho phép bạn thêm bao nhiêu mẫu tùy ý vào một dự án. Hầu hết các nhóm gắn bó với Kế hoạch dự án sản phẩm và mẫu Theo dõi lỗi để quản lý các dự án.
Cũng đọc: Notion vs Airtable - Bạn nên sử dụng ứng dụng năng suất mô-đun nào
Đặc trưng
Notion có thể là không gian làm việc cuối cùng của bạn để sắp xếp thông tin và công việc của các nhóm của bạn. Bạn có thể tạo trình theo dõi đăng ký, công cụ tài chính, trang theo dõi sổ sách, v.v. Khả năng là vô tận.
Chức năng yêu thích của tôi từ Asana là Quy tắc. Nó hoạt động như tự động hóa trong phần mềm. Bạn có thể đưa ra các quy tắc dựa trên yêu cầu của bạn.
Bạn có thể đặt các quy tắc chẳng hạn như khi một thành viên trong nhóm di chuyển tab đang xem xét nhiệm vụ, nhóm Kiểm soát chất lượng sẽ tự động được gắn thẻ và thông báo về tiến độ.
Một ví dụ khác - các thẻ. Giả sử bạn đã gắn thẻ một công việc là Mức độ ưu tiên 1, thì người quản lý chính sẽ được tự động gắn thẻ và thông báo. Bạn thêm thẻ Thiết kế và sau đó trưởng nhóm thiết kế được cảnh báo về sự thay đổi.
Giá bán
Notion hoàn toàn miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân. Đối với chia sẻ nhóm, bạn có thể mời tối đa 5 người dùng vào một nhóm. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 4 cho mỗi thành viên mỗi tháng.
Giá Asana bắt đầu từ $ 11 / thành viên mỗi tháng. Ở mức cao hơn, nhưng bạn cũng nhận được các tính năng như chế độ xem Dòng thời gian, chế độ xem Lịch (cái này thực sự hữu ích) và các quy tắc.
Quản lý dự án giống như một chuyên gia
Ý niệm hoạt động tốt nhất như một wiki cá nhân. Đối với quản lý dự án, tôi đề xuất nó cho các nhóm nhỏ và các dự án cơ bản. Đối với một nhóm lớn với hơn năm mươi thành viên và một dự án phức tạp, tôi khuyên bạn nên sử dụng Asana.
