Phần mềm năng suất mô-đun như Notion, Airtable, Coda, Milanote, Roam Research, v.v. đã làm mưa làm gió trên thị trường. Họ đang xác định lại không gian làm việc và đồng thời thách thức các giải pháp truyền thống từ Asana, Jira và bộ năng suất từ những tên tuổi lâu đời như Microsoft và Google. Microsoft đang âm thầm xây dựng các công cụ hiện đại với Outlook Spaces.
Outlook Spaces là gì?
Có tên mã là Project Moca, Outlook Spaces là ý tưởng của Microsoft về việc mang tính mô-đun vào web Outlook. Hiện có sẵn cho một số người dùng chọn lọc, Outlook Spaces có thể hoạt động như một giải pháp thay thế hoàn hảo cho một loạt các công cụ có tích hợp Microsoft 365. Hãy khám phá nó.
Outlook Spaces ở đâu?
Như tôi đã đề cập ở trên, Outlook Spaces hiện đang ở dạng xem trước. Có nghĩa là, nó không có sẵn rộng rãi trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn. Gã khổng lồ phần mềm đang thử nghiệm và cải tiến Outlook Spaces thông qua Outlook web.
Truy cập Outlook trên web và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản của bạn. Trên thanh menu bên trái, bạn sẽ tìm thấy biểu tượng Project Moca ở dưới cùng.
Chúng tôi hy vọng Microsoft sẽ phát hành các ứng dụng dành cho thiết bị di động và ứng dụng dành riêng cho máy tính để bàn cho Outlook Spaces ngay khi phần mềm này đạt đến giai đoạn beta.
Trang chủ Outlook Spaces
Outlook Spaces khá dễ hiểu và dễ điều hướng. Trên trang chủ, bạn sẽ tìm thấy hai phần - Mẫu và Dự án của bạn. Chọn một mẫu và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu dự án của mình.
Các mẫu Outlook Spaces
Tại thời điểm viết bài, Outlook Spaces chỉ cung cấp năm mẫu để bạn lựa chọn - Kế hoạch hàng tuần, Kế hoạch dự án, Kế hoạch trường học, Kế hoạch bữa ăn và Sức khỏe cá nhân.
Một lần nữa, tôi hy vọng Microsoft sẽ phát hành nhiều mẫu hơn. Năm mẫu đơn giản là không đủ để bao gồm mọi trường hợp sử dụng. Có thể, nó cũng sẽ hỗ trợ các mẫu người dùng trong tương lai giống như các ứng dụng quản lý dự án mô-đun khác.
Bạn có thể di con trỏ chuột qua bất kỳ mẫu nào và bắt đầu tạo một dự án hoặc xem trước mẫu trước khi sử dụng.
Người dùng cũng có thể xây dựng một không gian từ đầu. Outlook sẽ hỏi tên, những người được liên kết với không gian và một vài từ khóa để giúp bạn tìm thấy nó dễ dàng hơn sau này.
Các tính năng của Outlook Spaces
Trong ví dụ bên dưới, tôi đang sử dụng mẫu Kế hoạch dự án để quản lý các bài viết của mình tại TechWiser. Cho phép tôi chia sẻ kinh nghiệm của tôi.
Bạn có thể tưởng tượng Outlook Spaces như một bảng trắng kỹ thuật số khổng lồ. Công ty đang cung cấp các yếu tố khác nhau mà bạn có thể ghim ở bất cứ đâu trên bảng. Không giống như các phần mềm khác, không có giới hạn hoặc độ dài cố định để dán các phần tử trên không gian.
Người dùng có thể thêm các phần tử khác nhau vào bảng như Bộ sưu tập, Ghi chú, Tệp, Liên kết web, Nhiệm vụ, Mục tiêu, Thời tiết và Người. Đơn giản chỉ cần kéo phần tử từ thanh menu bên trái và đặt nó ở bất kỳ đâu trên bảng mà bạn thích.
Ngay sau khi bạn chọn một phần tử, Outlook Spaces sẽ thay đổi nền bằng thước kẻ để bạn có thể căn chỉnh hoàn hảo giữa các đối tượng và phần tử.
Công ty cũng cung cấp chức năng nhắc nhở với khối Milestone. Đính kèm nó vào thẻ và bạn có thể thêm ngày và giờ đến hạn cho nhiệm vụ.
Theo phong cách cổ điển của Microsoft, điều khác biệt giữa Outlook Spaces với các đối thủ là tích hợp Microsoft 365. Các tác vụ được đồng bộ hóa với Microsoft To-Do. Của bạn Ghi chú dính, Sổ ghi chép OneNote, Cuộc gọi Skype tiếp theo, Lịch Outlook và tất nhiên, Email Outlook chỉ là một cú nhấp chuột. Nếu bạn đã đầu tư vào hệ sinh thái của Microsoft thì bạn sẽ tận hưởng sự hợp tác liền mạch giữa các sản phẩm của Microsoft.
Trải nghiệm của tôi với Outlook Spaces
Phiên bản Outlook Spaces hiện tại có thể được gọi tốt nhất là một sản phẩm alpha. Tôi hy vọng sẽ thấy Microsoft tập trung vào việc bổ sung nhiều tính năng và chức năng hơn trước khi ra mắt công chúng.
Phần mềm thiếu khả năng nhập các tác vụ và bảng từ các dịch vụ khác như Trello, Asana và Jira. Tôi cũng muốn xem Mũi tên như một phần tử được thêm vào để bạn có thể kết nối suy nghĩ của mình một cách trực quan trên bảng.
Bộ sưu tập mẫu cũng khô. Tôi chắc chắn rằng Microsoft đang làm việc để thêm nhiều mẫu tích hợp sẵn hơn trước khi triển khai công khai và sau đó, bạn cũng có thể mong đợi thấy nhiều mẫu dựa trên cộng đồng.
Nói về trải nghiệm tích cực, tôi rất thích tích hợp Microsoft 365. Tôi là một OneNote quyền lực và Làm người dùng và tôi thích cách Outlook Spaces kết hợp hoàn toàn với hai dịch vụ này. Ngoài một số trục trặc ở đây và ở đó, trải nghiệm Outlook Spaces tổng thể rất mượt mà và không có lỗi.
Dùng thử Outlook Spaces
Tất nhiên, nó không dành cho tất cả mọi người và có thể bạn sẽ không chuyển thiết lập hiện tại của mình từ Trello hoặc Asana sang Outlook Spaces. Nhưng nếu bạn được đầu tư vào hệ sinh thái của Microsoft và đã bật bản xem trước trên web Outlook, thì hãy dùng thử Outlook Spaces.
