Làm việc tại nhà thời đại đã dẫn đến sự phát triển vượt bậc trong các công cụ quản lý dự án. Các công ty và công ty khởi nghiệp đang áp dụng các ứng dụng quản lý dự án kỹ thuật số như Trello, Asana và Jira để hoàn thành công việc. Trong số đó, Notion là một sản phẩm độc đáo của công ty khởi nghiệp có trụ sở tại San-Francisco. Sử dụng Notion để quản lý dự án, bạn có thể quản lý công việc, theo dõi thói quen, tạo wiki và phân công vai trò bằng cách sử dụng các mẫu.
Các mẫu đóng một vai trò rất lớn trong trải nghiệm Ý niệm. Công ty đã đóng gói phần mềm với một số mẫu quản lý dự án tốt nhất và bạn thậm chí có thể nhập một mẫu từ thư viện mẫu do cộng đồng Notion thực hiện.
Sử dụng khái niệm để quản lý dự án
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ nhập một mẫu quản lý dự án vào không gian làm việc Notion. Dựa trên các yêu cầu, chúng tôi sẽ thêm các chi tiết liên quan, chia sẻ các mẫu với các thành viên và khám phá các khả năng quản lý dự án khác của Notion. Bắt đầu nào.
Tạo một trang trong chú thích
Trước hết, bạn cần tạo một trang trống trong Notion. Làm theo các bước dưới đây.
1. Truy cập Notion trên web và mở không gian làm việc mặc định của bạn.
2. Trong thanh bên trái, bạn sẽ thấy tất cả các trang hiện tại của mình.
3. Bấm vào Thêm một trang ở dưới cùng và bạn sẽ nhận được một trang trống ở phía bên phải.
Nhập mẫu quản lý dự án
Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu từ đầu hoặc sử dụng mẫu có sẵn để bắt đầu. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp đỡ bạn từ một mẫu Thông báo quản lý dự án.
1. Từ trang Ý tưởng, nhấp vào Mẫu và nó sẽ mở thư viện mẫu Notion mặc định.
2. Tìm Lộ trình mẫu dưới Kỹ thuật thực đơn. Lựa chọn Sử dụng mẫu này và nhập nó vào trang Chú thích.
Thêm thông tin dự án vào chú thích
Đầu tiên, bạn có thể thêm tất cả các phần có liên quan vào mẫu. Đơn giản, nhấp đúp vào phần dự án và đổi tên nó.
Đối với việc thêm chi tiết, bạn có các chức năng sau để sử dụng trong Notion.
- Thêm nhiều thẻ như bạn muốn vào một phần. Bảng kanban tương tự như những gì bạn tìm thấy trong Trello.
- Nhấp vào thẻ và nó sẽ cho phép bạn thêm các chi tiết như tên, thẻ, nhận xét và hơn thế nữa.
- Bạn có thể thêm thông tin như Loại, Trạng thái, Ưu tiên, Nhiệm vụ và chỉ định mọi người vào một nhiệm vụ cụ thể.
Đây là nơi Notion chiến thắng cuộc thi. Trong mỗi chi tiết thẻ, bạn có thể sử dụng tùy chọn 'Thêm thuộc tính' và tùy chỉnh các loại thuộc tính như Email, Số điện thoại, Hộp kiểm, URL, Ngày và hơn thế nữa. Các khả năng là vô tận ở đây. Người dùng muốn tùy chỉnh trải nghiệm như thế nào là tùy thuộc vào người dùng.
Khi bạn hoàn thành mỗi tác vụ, chỉ cần sử dụng kéo và thả để di chuyển thẻ từ phần này sang phần khác.
Tương tự với các quản lý dự án khác các công cụ như ClickUp và Asana, bạn có thể chơi với nhiều chế độ xem để tùy chỉnh trải nghiệm. Nhấp vào giao diện bảng ở trên cùng và chọn Thêm một chế độ xem từ menu sau.
Từ đó, bạn có thể chọn các chế độ xem bảng khác nhau để xem xét dự án.
- Bàn
- Bảng
- Mốc thời gian
- Lịch
- Danh sách
- Bộ sưu tập
Trong số đó, Dòng thời gian chú thích là chế độ xem yêu thích của chúng tôi vì nó cho phép người dùng xem qua dự án một cách đầy đủ thông tin.
Chia sẻ dự án ý tưởng
Chia sẻ là một phần quan trọng của bất kỳ công cụ quản lý dự án nào. Và oh cậu bé, Notion đã đóng đinh cái này. Sau khi thiết lập dự án từ đầu, bạn có thể nhấp vào nút Chia sẻ ở trên cùng và thêm địa chỉ email của những người dùng khác để mời họ.
Khi họ đã ở trên tàu, quản trị viên có thể quản lý họ, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và thông báo cho họ về các nhiệm vụ mới. Nó liền mạch và hoạt động hoàn toàn tốt trên các ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Giới hạn khái niệm như một công cụ quản lý dự án
Không phải mọi thứ đều hoàn hảo với Notion. So với một công cụ quản lý dự án chuyên dụng, Notion có những thiếu sót. Hãy liệt kê chúng ra.
- Các ứng dụng di động quan niệm là rác. Tôi đã nói rồi. Tôi biết điều đó nghe có vẻ khắc nghiệt nhưng các ứng dụng dành cho thiết bị di động chỉ đơn giản là trình bao bọc web và bạn sẽ gặp khó khăn trong việc điều hướng ứng dụng.
- Tích hợp bên thứ ba không phong phú như Trello hoặc Asana.
- Không có chế độ ngoại tuyến.
- Đôi khi hiệu suất chậm chạp và dưới mức trong khi tải các trang lớn.
- Chức năng nhắc nhở bị thiếu.
Giá bán
Notion hoàn toàn miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân. Đối với chia sẻ nhóm, bạn có thể mời miễn phí tối đa 5 người dùng vào một nhóm. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 4 cho mỗi thành viên mỗi tháng.
Kết thúc: Ý tưởng cho Quản lý dự án
Sử dụng Notion, bạn có thể dễ dàng quản lý các dự án cấp nhỏ hoặc cấp trung bình mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Tạo bao nhiêu trang bạn thích và sử dụng mẫu Chú thích để bắt đầu. Trước khi bạn hoàn toàn đầu tư vào Notion, hãy kiểm tra danh sách khuyết điểm ở trên.
